Как эффективно работать с информацией?

В этой статье мы обсудим тему эффективной работы с информацией и в итоге узнаем, какие критерии оценки качества и количества информации должен анализировать руководитель, чтобы эффективно работать с информацией.

Итак, руководитель регулярно осуществляет определенную деятельность, которая направлена на достижение результата в соответствии с поставленными целями. При этом большое значение на результат оказывает имеющаяся у руководителя информация. Соответственно, задача заключается в том, чтобы уметь эффективно работать с информацией, а именно уметь правильно оценивать требуемое качество и количество информации, а для этого необходимо знать критерии оценки качества и количества информации.

Но для начала давайте разберемся с тем, что же такое информация? Информация — сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах), уменьшающие имеющуюся степень неопределенности, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями, которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом. 
Основой информации являются данные, которые имеют отношение к происходящему. По сути, они представляют собой просто набор символов. Но после того, как они прошли операцию обработки (посредством подсчета, коррекции, сжатия, контекстуализации или разбития на категории) некой воспринимающей системой (компьютер, мозг человека), данные становятся информацией. А какие данные должен оценивать руководитель? Данные – это объекты, предметы, события, явления, происходящие или происходившие, или которые будут происходить, и которые окружают нас во времени, в динамике. Вот именно это и нужно оценивать руководителю.

Общая схема любой мыслительной деятельности выглядит следующим образом:

• Поиск информации
• Анализ и/или синтез информации
• Принятие решения

Обычно ошибки допускаются уже на первом этапе. Используется информация из небольшого числа источников, к тому же не проверенных. Соответственно при этом не соблюдаются критерии оценки качества информации.

Критерии, которые позволяют оценить требуемое количество и качество информации:

• Полнота — свойство информации, показывающее соотношение имеющейся в наличии информации. Полная информация — это ни в коем случае не «ВСЯ» информация по определенной ситуации. Полная информация — это информация, достаточная для цельного описания чего-либо в рамках определенной задачи. Полнота отвечает на вопрос – насколько наличие имеющейся информации позволяет делать выводы. Полная информация — это любой объем информации по какому-то предмету, не имеющий внутренних противоречий, и однозначно описывающий заданную ситуацию с какой-то точки зрения.
• Достоверность — наличие и количество подтвержденных фактов, получение информации непосредственно от источников информации. Насколько представленная информация соответствует действительности, можно ли верить информации или требуется дополнительное исследование, или нельзя доверять в принципе. Вы всегда должны иметь на руках информацию, которая могла бы доказать достоверность информации (наличие фактов). Важным элементом достоверности является точность.
• Своевременность получения необходимой информации — одно из главных требований для принятия эффективных управленческих решений. Задержка в поступлении информации к конкретному пользователю приводит к потере основного ее свойства — ценности. Более того, несвоевременно полученная информация может оказаться не только бесполезной, но и вредной.
• Структурированность – насколько представленная информация позволяет разобраться во взаимосвязях происходящего.
• Релевантность — соответствие между желаемой и действительно получаемой информацией. Кроме этого правильность адресата получаемой информации.
• Адекватность формы — например, вместо графиков словесное описание.

Итого, для того чтобы эффективно работать с информацией, руководителю необходимо наложить имеющуюся информацию на критерии оценки качества и количества информации. Для этого необходимо последовательно рассмотреть каждый критерий и если, например, информация не полная, то сформулировать запрос на поиск недостающей информации, если информация кажется недостоверной или противоречивой, то сформировать запрос на проверку информации и т.д. Все эти действия позволяют руководителю минимизировать возможные риски и принять оптимальное решение на основе более структурированной и эффективной работы с информацией.